きちんと管理|第三者からの攻撃を抑制!ISO22000を取得して情報を守る

第三者からの攻撃を抑制!ISO22000を取得して情報を守る

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文書を厳重に保管する必要性

企業内における文書管理の重要性が増している。過去は、ファイルサーバーに文書を保管する企業も多かったが、最近は社内の新製品・新サービスの機密情報、顧客情報といった細心の注意を払わなければならない文書も多い。IT企業やSIerが文書管理のソリューションを展開している。システム上で文書の保管先フォルダを指定し、ユーザ毎の権限(更新、参照、複製等)を詳細に管理できる。また、顧客情報等重要情報の持ち出し等を行う場合、情報管理責任者に持ち出しをしていいか確認するワークフローが連動する。このワークフロー機能により、重要文書の保管・持ち出し等が厳重に管理され、安心した文書管理が実現される。また、どのユーザがどの文書を更新・持ち出ししたか等のログデータもきっちり保管される。

文書管理システムの注意点

文書管理システムの他のメリットは、文書の原本管理が正確に行われる点です。文書管理システムを導入していない場合、複数ユーザで文書を共有して、作業を行う場合、あるユーザが文書をローカルPCにダウンロードして更新する。そして、そのユーザが文書をアップロードしなければ、その作業した文書は、最新版とはいえない。文書管理システムを利用すれば、あるユーザが更新している文書は、そのユーザの更新が完了するまで、他のユーザが更新できないという排他制御がかかります。注意点としては、文書管理システムは、その機能の性質上どうしてもディスク容量が必要になるという課題がある。この課題は、保管する文書のルール決めをきっちり行う、保管期限を超過した文書は削除するという事が必要になります。